重要度と緊急度では生産性は上がらない

最強の優先順位 スピードと成果が劇的に上がる戦略 [ 美崎栄一郎 ]

本当に忙しいんですよねぇ～まじめに困っているところだったんです業務もひっきりなしに割り込み仕事がたてつづけに入ってくるし、出社して今日はこれをやろうと決めても全くそれが一日できなかったなんて経験もザラに出てしまったりもして、このままの状態はちょっとまずいよなって自分でも思っていたところだったのですが、まずは自分の仕事の中で何が起きていて、どんなことで詰まっていて、で、どうしたらよいのかまさに日々の業務についての問題点が可視化された内容の一冊いやぁ～っ、本当にこういう本が読みたかったって思って、さっそく手に取って読んでみました





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この本の最初に出てくるマトリクス、重要度と緊急度の図ですが、そうそう、何から処理していったらよいのかを決めていくのに役立つツールとして、一時期のビジネス書にはたくさん書かれていたような気がしますが、まずはこの重要度と緊急度のマトリクスを否定そもそも重要度と緊急度で決めているからうまくいかないんだえっそうなの長くビジネス書を読みこんでいる方であれば、冒頭のこのくだりに度肝を抜かれたのではないでしょうかこの重要度と緊急度のマトリクスがまったく意味をなさなくなったというよりは、現代には向かなくなったような今の時代はマルチで処理を求められ、よりスピードアップして対応していかねばならないなかで、重要度と緊急度だけでは優先順位をつけるのは難しくなってきた気もしましたそれだけ複雑化している業務をこなす必要があるのですが、じゃぁ、どうすればいいのかなかなか面白い内容だったのではないかと感じます



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よく仕事がテンパっているときに、上司や同僚などと業務の棚卸を行うことがあります今、自分の手元にどんな業務があって処理をしなければならないのかを把握するために行うのですが、話をしていると、いつも以外とタスクが少ないような気がするんですあれっ、これだけだっけあっさり終わるんじゃないかなぁ～ってでも、実際に業務にとりかかるとなぜか予測していた時間よりも決まってオーバーして、いつも残業、残業、残業疲弊しきった身体で次の日も出勤せねばならず、体力的にも参ってしまった経験が何度もありました業務の棚卸をしたんだから、まぁ何とかできるんじゃないかって甘い考えを持っていたのですが、この本を読んで改めて気づかされたのが、些細な業務でもきちんと把握をしておかないと、その些細だと思っている業務がボトルネックとなってストップしてしまうだから、私が行っていた業務の棚卸だけでは不十分だってことに気づかされたんですよね





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実は私、最近業務が変わって新たなチャレンジを行っていますもうすぐ3か月ってところなんですが、これがまったく慣れなくってちょっと悩みを抱えていました新しいことって慣れないことが多いので、ちょっとしたことでもボトルネックになりがちなんですよねこの本にも書かれているスケジュール調整、人数が増えれば増えるほど時間がかかるし、ひとりの調整ができないだけでまたやり直しなんてこともあったりすると、各人のスケジュールをにらめっこしなくてはならないから、もう面倒くさいったらありゃしないのですが、そうしたことを上手に解決する方法なんかも書かれているし、そう、先にできること想定可能なことはやっておけばいいんですよね何でも言われてからやるでは、この未曾有なスピード社会においてはついていけないかもしれないテニス選手だって、次にどっちにどんなボールを相手が打ってくるかを予測しながら試合を組み立てポイントを取っていくでしょうから、私たちも優先順位をつけるに必要な要素を持ち合わせていることは、もはや必須であると言えるのではないでしょうか





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あと、やっぱりみなさんメールには頭を抱えているんだなって思いましたいくらSNSが発達していても、承認を取るのもメールだったり、スケジュール調整もメールだったり、メールってやっぱり便利だから簡単に返信したり転送したりするけど、受信する側は、もう何百通って一日に受信したりするわけですから、どれが重要でどれが自分が判断しないといけない内容かなどひっちゃかめっちゃかになりがちなツールだと思うんですよねだから、スキマ時間に一通でも先に返信しようって気持ちはよく分かるんですが、いろいろ作戦を考えて業務を遂行していかないとですね






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最もやってはいけないのが、「時間がもったいないから」と何も考えずに作業をはじめてしまうこと



AさんとBさんがいて、どちらが先に木を切り倒せるかって競争して、Aさんはのこぎりで木を切り始めたのですが、Bさんはのこぎりの刃を研ぎ始めて、結果Bさんが速く木を切り倒したって話もありましたねやみくもに取り掛かるのではなく、まずは作戦を考えて、そのあとにPDCAで回すって感じでしょうか
いつも、著者の美崎栄一郎さんには気づかされることが多いです
この本も、かなりオススメです



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